การประชุม คือหนึ่งในกิจกรรมสำคัญที่ขาดไม่ได้ของทุกบริษัท แต่! ปัญหาก็คือวิธีการจองห้องประชุมแบบเดิมๆ ที่แต่ละฝ่ายต้องจองห้องประชุมผ่าน operator อาจมีความล่าช้า เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ไม่เป็นระเบียบ และยังไม่สามารถตรวจสอบล่วงหน้าได้ว่าวันและเวลาที่เราต้องการใช้ห้องประชุมนั้นมีห้องว่างหรือไม่ จะดีกว่าไหม…หากบริษัทของคุณเปลี่ยนจากการจองห้องประชุมแบบเดิมๆมาเป็น ระบบจองห้องประชุม ที่มีความทันสมัยมากกว่า ใช้งานง่ายกว่า มีประสิทธิภาพมากกว่า ถ้าใครยังไม่เห็นภาพลองมาดูกันว่า 4 เหตุผลที่บริษัทของคุณควรมีระบบจองห้องประชุม มีอะไรกันบ้าง 1.
การประชุมเป็นกระบวนการทำงานที่สำคัญของทุกองค์กร การวางแผน, ระดมสมอง, แก้ไขปัญหา และการตัดสินใจในเรื่องที่สำคัญล้วนแล้วแต่เกิดขึ้นในการประชุม ดังนั้นห้องประชุมจึงเป็นพื้นที่สำคัญขององค์กร การออกแบบห้องประชุมที่ดีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม รวมถึงผลักดันศักยภาพในการทำงานให้เพิ่มมากยิ่งขึ้น ประเภทของห้องประชุม ในการออกแบบห้องประชุมผู้ออกแบบต้องออกแบบให้เหมาะสมต่อลักษณะการประชุม เพราะในการประชุมแต่ละประเภทมีลักษณะการทำงานแตกต่างกัน โดยทั่วไปการประชุมมีด้วยกัน 3 รูปแบบดังนี้ 1. ห้องประชุมแบบทั่วไป ห้องประชุมแบบทั่วไปเป็นห้องที่ใช้งานอย่างไม่เป็นทางการ เน้นความสะดวกสบาย รวดเร็ว ไม่มีอุปกรณ์ในการใช้ประชุมมากนัก อาจมีเสริมอุปกรณ์ชุด Video Teleconference แบบ Mobile มาใช้งานในบางโอกาส ภาพ: ห้องประชุมแบบทั่วไป 2. ห้องประชุมแบบเป็นทางการ ห้องประชุมแบบเป็นทางการ เป็นห้องประชุมที่ใช้สำหรับการประชุมเพื่อการพิจารณาประเด็นสำคัญอย่างเป็นทางการ และสำหรับการประชุมที่เป็นความลับ ซึ่งผู้ติดตามหรือผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องไม่สามารถเข้าไปในที่ประชุมได้ ควรออกแบบห้องประชุมให้ผู้เข้าประชุมสามารถควบคุมระบบได้ด้วยตัวเอง ดังนั้นจึงต้องปรับการออกแบบเพื่อรองรับเทคโนโลยีในการประชุมของระบบโสตทัศนูกรณ์ แสง เสียง ภาพ ยกตัวอย่างเช่น ไมโครโฟนแบบชุดประชุม หรือการออกแบบให้รองรับการประชุมทางไกลที่สามารถส่งสัญญาณภาพและเสียงได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ภาพ: ห้องประชุมแบบเป็นทางการ 3.
ระบบจองห้องประชุมออนไลน์ จังหวัดพระนครศรีอยุธยา
ห้องประชุม กองอาคารและสถานที่ ภาพห้องประชุม ข้อมูลห้องประชุม ขนาดห้อง: 600 x 900 cm. หรือ 6 x 9 m. สูง: 3 เมตร ที่นั่ง: 26 ที่นั่ง โต๊ะประชุม: 16 ตัว ห้องรับรอง: ไม่มี จุดเตรียมอาหาร: มี (หน้าห้องประชุม) จำนวนปลั๊กไฟ: 16 รู (8 จุด) ช่อง Lan: 3 Port ชนิด RJ-45 Built-in Projector: Yes (Short Throw) Air Conditioner: 1 ชุดแบบติดฝ้าเพดาน Wi-Fi: มีให้บริการ (แบบมีเงื่อนไข) – บุคลากร มข.
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วว่า โปรแกรมจองห้องประชุมมีการเชื่อมต่อข้อมูลแบบ Real Time ใครๆก็สามารถจองห้องประชุมได้ และสามารถจองได้ด้วยตัวเอง ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้ operator หรือ เจ้าหน้าที่ที่เคยทำหน้าที่จองห้องประชุมหรือดูแล slot มีเวลาในการทำงานอื่นๆเพิ่มมากขึ้น ส่งผลกับประสิทธิภาพการทำงานเพราะระบบจองห้องประชุมได้เข้ามาช่วยลดภาระงานออกไปได้ 4. ลดการใช้กระดาษ ลดภาวะโลกร้อน อีกหนึ่งเหตุผล สั้นๆ ง่ายๆ ที่ควรเปลี่ยนมาใช้ระบบจองห้องประชุม แต่หลายๆองค์กรอาจจะคิดไม่ถึง นั่นก็คือ การเปลี่ยนมาใช้ระบบจองห้องประชุมช่วยลดการใช้กระดาษ (จากการจองแบบเดิมๆ) ลดการตัดต้นไม้ ลดภาวะโลกร้อน เป็นการรับผิดชอบต่อสังคมที่ส่งผลกับภาพลักษณ์องค์กร ทำให้องค์กรณ์ของคุณมีภาพลักษณ์องค์กรสีเขียวได้แบบไม่รู้ตัว เรียกได้ว่า…การเปลี่ยนมาใช้ โปรแกรมจองห้องประชุมออนไลน์ เป็นการลงทุนครั้งเดียวที่ได้ประโยชน์ถึง 4 ต่อกันเลยทีเดียว สำหรับองค์กรไหนที่ยังไม่แน่ใจว่า ระบบจองห้องประชุม ควรค่าแก่การลงทุนหรือไม่? เชื่อได้เลยว่าถ้าได้อ่านบทความนี้คงจะเห็นภาพความคุ้มค่าที่จะได้จากการลงทุนกับระบบจองห้องประชุมเพิ่มมากขึ้น และจะคุ้มยิ่งกว่าเมื่อคุณเลือกใช้ โปรแกรมจองห้องประชุม Meet in Touch Solution ที่จะเปลี่ยนออฟฟิศคุณให้แตกต่างและเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น อ่านรายละเอียดความสามารถของระบบจองห้องประชุมเพิ่มเติมได้ที่โบรชัวร์ ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch